Förhandla

Om inköp och förhandling

Framgångsfaktorer i inköpsförhandling är främst följande (utan rangordning)

• God planering
• Förmåga att tänka klart i stressituationer
• Förmåga att använda sin intelligens och sina kunskaper på ett praktiskt sätt
• Verbal formuleringsförmåga
• Produktkunskap
• Personlig balans och hög integritet
• Förmåga att lyssna och därmed uppfatta och utnyttja starka och svaga sidor

I affärsförhandlingar är det vanligt att:

• Personer med höga ambitioner vinner över personer med låga ambitioner
• Höga öppningskrav leder till framgång eller fiasko
• Förlorare gör stora ensidiga eftergifter och gör de första kompromisserna
• Både bra och dåliga förhandlare är dåliga på att bedöma motpartens behov
• Extremt snabba avtal resulterar i extrema resultat
• Förhandlingsstarka personer med höga ambitioner lyckas i fenomenal omfattning
• Erfarna förhandlare har en tendens att övervärdera motståndarens styrka och har för stor respekt.

Dålig framgång kan bero på taktiska fel såsom att lyssna dåligt på motparten, ställa för lite frågor, otillräcklig kartläggning av situationen samt att ihåliga presentationer inte ifrågasättes eller förbättras. Fler orsaker är brist på öppenhet för alternativ, att begränsningar och avgränsningar sker för tidigt och att framtida alternativ ges negativa förtecken i förhandlingen. Ytterligare taktikmissar som ofta förekommer är att gruppen inte är samspelt och utnyttjar individernas talanger och ges tydliga roller. Bra genomförd taktik kräver också att man inte glömmer bort att summera förhandlingsläget. Det sistnämnda ska i mer omfattande förhandlingar ske periodiskt så att man inte glömmer bort vad man kommit överens om samt påminns om vad som är kvar.

Inköpare som spelar för mycket "kung" i stället för att vara mer naturligt auktoritativa missar möjligheter för sin uppdragsgivare. Detsamma kan sägas om inköpare som ger inköpspriset ett helt dominerande inflytande på in-köpsbeslutet och undertrycker betydelsen av framtida fördelar, betalningsvillkor och andra villkor.

Skapa alternativ

Styrka i inköpsförhandlingar kräver att man har alternativ. Är man tvungen att köpa av endast en leverantör så är det också svårt att hävda sig fullt ut. Handlingsfriheten kräver att man har minst två och gärna flera leverantörer levande tills avslut skett med en. Ett av de vanligare misstag som inköpare gör är att de psykologiskt släpper alla utom ett alternativ inför slutförhandlingen. Detta märker skickliga säljare och är inte sena att utnyttja. Bättre inköpsagerande är att löpande markera konkurrenssituationen och vid lämpliga tillfällen hota med att avsluta diskussionerna med den leverantör som du i första hand vill ha. Förhandla gärna parallellt med två eller flera leverantörer. Det ger ofta möjlighet att argumentera för att från den tilltänkte leverantörer få villkor som ligger nära "bästa gemensamma nämnare" dvs plocka de gynnsammaste villkoren på resp punkt från olika leverantörer och spela ut dessa i förhandlingen. "Från AB ABC har vi erbjudits två månaders tidigare leverans och en månads senare betalning. Är ni beredda att ge oss det också eller.......

Bli en prioriterad kund

Att vara en prioriterad kund innebär fördelar. För att bli en prioriterad kund kan man agera på flera sätt men gemensamt är att man skapar avtal som innebär att det blir dyrt för leverantören att misslyckas eller missköta sina åtaganden gentemot dig. Ingredienser i detta är klara och tydliga specifikationer när avtal är träffat och/eller tydliga planer för leverantörens och egna åtaganden med preciserade tider. Vidare entydiga kvalitetskrav och provningsförfaranden samt regelbunden uppföljning vid överenskomna kontrollpunkter. Leveranser anges med tid, adress, ansvar för frakt och försäkring etc. Tydlig och för köparen ensidig hävningsrätt med specificerade konsekvenser är också användbart för detta syfte.

Område för överenskommelser

En överenskommelse är möjlig mellan säljarens offertpris eller köparens smärtgräns och säljarens smärtgräns. Vissa eftergifter måste oftast ske för att det ska bli affär vilket innebär att säljarens förhandlingsmål kan ligga avsevärt lägre än offerten. Inköparens maximala mål kan vara mycket lågt och ligga på "skambudsnivå". Hans/hennes reträttmål är det dyraste alternativ med de för inköpssidan sämsta villkoren som kan accepteras. Och eftersom de flesta köpare är realistiska nog att inse att man inte särskilt ofta kan nå sina maximala mål så finns även för köparen ett förhandlingsmål där man gett efter en del i förhållande till de maximala målen men som samtidigt är förmånligare än reträttmålen.

Köparens mål

Eftersom förhandlingsskicklighet består av en rad faktorer och en hel del påverkar varandra är det bättre att vara "jämngod" än att vara bra på en del och värdelös på annat. Viktigt vid inköpsförhandlingar är att undvika att hamna i en ond cirkel. En ond cirkel består i att man förbereder sig dåligt och därmed startar förhandlingen med sämre kunskaper än säljarsidan. Förberedelser som mest består i att man hoppas att det ska gå bra brukar leda till osäkerhet när man kommer in på mer avgörande frågor. Om köparen är osäker så tar motparten initiativet om han/hon inte rent av får det ändå. Det leder i sin tur till att köparen är öppen för att bli övertalad och övertygad vilken i sin tur innebär att kunden minskar sin kontroll över situationen och vad han/hon egentligen köper.

Den onda cirkeln sluts av att man av naturliga skäl inte är speciellt nöjd med sitt förhandlingsresultat vilket försämrar humör och motivation inför nästa förhandling som därför också förbereds dåligt varefter scenariot upprepas. Bättre är att komma in i den goda cirkeln som startar med goda förberedelser och bra planering. Förhandlingen startar med kunskaper, översikt, mål och klar strategi över vad som ska förhandlas. Det ger bra självförtroende som leder till att man lättare tar initiativ och får ett övertag i diskussionerna. Nästa konsekvens är att köparen får kontroll över vad som diskuteras och hur man diskuterar och kan gå ur förhandlingen med ett bra resultat. Det gör inköparens och hans/hennes arbetsgivare nöjda och förutom bra ekonomiskt utfall så har också förhandlingsskickligheten ökat. Den goda cirkeln sluts genom att man inför nästa förhandling är skickligare förhandlare och ännu mer motiverad att göra bra förberedelser och tänka igenom sin planering.